آشنایی با تابع شرط if اکسل

یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها در کار با اکسل، توانایی تصمیم‌گیری بر اساس شرایط مختلف است. برای مثال ممکن است بخواهیم اکسل بررسی کند که آیا نمره یک دانش‌آموز به حد قبولی رسیده است، آیا مبلغ فروش از یک مقدار مشخص بیشتر شده یا اینکه موجودی یک کالا به حد سفارش مجدد رسیده است.

در چنین شرایطی تابع IF یکی از اولین و مهم‌ترین توابعی است که باید یاد بگیریم.

تابع IF به اکسل می‌گوید:

اگر یک شرط درست بود، یک نتیجه را نمایش بده؛ اگر شرط درست نبود، نتیجه دیگری را نمایش بده.

به همین دلیل IF را معمولاً تابع شرطی اکسل می‌نامیم.

تابع IF در اکسل چیست؟

 

تابع IF برای بررسی یک شرط و برگرداندن نتیجه متفاوت بر اساس درست یا نادرست بودن آن شرط استفاده می‌شود.

از این تابع برای تعیین یک مقدار خاص در صورت برقرار بودن یک شرط استفاده می‌شود. شرایط در این تابع، با استفاده از عملگرهای مقایسه‌ای بررسی می‌شوند.

ساختار این تابع به صورت زیر است:

IF (Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)

ورودی‌های این تابع به این صورت است:

:Logical_test  شرط مورد نظر؛

:Value_if_true مقدار سلول در صورت برقرار بودن شرط؛

Value_if_false : مقدار سلول در صورت برقرار نبودن شرط.

به زبان ساده:

اگر شرط برقرار بود انگاه نتیجه اول را برگردان

اگر شرط برقرار نبود انگاه نتیجه دوم را برگردان

مثال: قصد داریم  اگر مقدار سلول A1 بزرگ‌تر یا مساوی با ۱۰ باشد، آن‌گاه در سلول A1 مقدار «قبول» و در غیر این‌صورت مقدار «مردود» قرار ‌گیرد.

اگر سلول A1 دارای مقدار ۱۸ باشد، مقدار B1 برابر با «قبول» خواهد بود.

=IF(A1>=10;”قبول”;”مردود”)

 

ساختار شرط در IF

 

در قسمت شرط می‌توانیم از عملگرهای مقایسه‌ای مختلف استفاده کنیم.

عملگر	مفهوم
=	مساوی
>	بزرگ‌تر
<	کوچک‌تر
>=	بزرگ‌تر یا مساوی
<=	کوچک‌تر یا مساوی
<>	نابرابر

برای مثال:

=IF(A2>100,"بیشتر از 100","100 یا کمتر")

در این فرمول اگر مقدار A2 بیشتر از 100 باشد، عبارت «بیشتر از 100» نمایش داده می‌شود.

 

استفاده از IF برای وضعیت قبولی دانش‌آموز

 

یکی از مثال‌های معروف IF، تعیین وضعیت قبولی دانش‌آموزان است.

فرض کنید نمرات در ستون B قرار دارند:

نام	نمره	وضعیت
علی	18
رضا	9
مریم	15
سارا	7

در سلول C2 می‌توانیم بنویسیم:

=IF(B2>=10,"قبول","مردود")

سپس فرمول را برای ردیف‌های دیگر نیز کپی کنیم.

به این ترتیب اکسل وضعیت هر دانش‌آموز را به‌صورت خودکار مشخص می‌کند.

 

IF با اعداد

 

IF فقط برای قبولی و مردودی کاربرد ندارد. می‌توانیم هر نوع مقایسه عددی را انجام دهیم.

مثلاً اگر فروش یک فروشنده بیشتر از 100 میلیون تومان باشد، پاداش برای او در نظر بگیریم:

=IF(B2>=100000000,"مشمول پاداش","بدون پاداش")

این روش در فایل‌های فروش، حسابداری و گزارش‌های مدیریتی کاربرد زیادی دارد.

 

IF با متن

 

شرط IF می‌تواند بر اساس متن نیز باشد.

فرض کنید در سلول A2 وضعیت سفارش قرار دارد:

ارسال شده
در انتظار
لغو شده

اگر بخواهیم فقط سفارش‌های ارسال‌شده را مشخص کنیم:

=IF(A2="ارسال شده","تکمیل شده","پیگیری شود")

در این حالت اکسل متن موجود در A2 را با عبارت «ارسال شده» مقایسه می‌کند.

 

IF برای بررسی موجودی کالا

 

فرض کنید تعداد موجودی یک کالا در سلول B2 قرار دارد و اگر موجودی کمتر از 10 عدد باشد، باید برای خرید مجدد اقدام کنیم.

فرمول:

=IF(B2<10,"نیاز به سفارش","موجودی مناسب است")

اگر موجودی 7 باشد:

نیاز به سفارش

و اگر موجودی 25 باشد:

موجودی مناسب است

نمایش داده می‌شود.

این یکی از کاربردهای واقعی IF در سیستم‌های انبار و فروش است.

 

IF برای محاسبه تخفیف

 

فرض کنید فروشگاهی برای خریدهای بیشتر از 5 میلیون تومان، تخفیف در نظر می‌گیرد.

اگر مبلغ خرید در A2 باشد:

=IF(A2>=5000000,A2*10%,0)

در این فرمول:

• اگر مبلغ خرید حداقل 5 میلیون باشد، 10 درصد مبلغ به‌عنوان تخفیف محاسبه می‌شود.
• اگر کمتر از 5 میلیون باشد، مقدار تخفیف صفر خواهد بود.

حالا اگر بخواهیم مبلغ نهایی پس از تخفیف را محاسبه کنیم:

=A2-IF(A2>=5000000,A2*10%,0)

این نمونه نشان می‌دهد که IF فقط برای نمایش یک پیام نیست و می‌تواند در محاسبات نیز استفاده شود.

استفاده از IF با سلول خالی

گاهی می‌خواهیم اگر سلولی خالی بود، هیچ چیزی نمایش داده نشود.

مثلاً:

=IF(A2="","",A2*10%)

در این فرمول اگر A2 خالی باشد، نتیجه نیز خالی خواهد بود.

اگر A2 دارای مقدار باشد، 10 درصد آن محاسبه می‌شود.

این روش برای ساخت فرم‌ها و گزارش‌های مرتب بسیار کاربردی است.

 

استفاده از چند شرط با IFهای تو در تو

 

گاهی فقط دو حالت نداریم و باید چند وضعیت مختلف را بررسی کنیم.

مثلاً می‌خواهیم بر اساس نمره، وضعیت دانش‌آموز را مشخص کنیم:

• 17 تا 20 → عالی
• 14 تا 17 → خوب
• 10 تا 14 → قابل قبول
• کمتر از 10 → مردود

می‌توانیم از IFهای تو در تو استفاده کنیم:

=IF(A2>=17,"عالی",IF(A2>=14,"خوب",IF(A2>=10,"قابل قبول","مردود")))

اکسل شرط‌ها را از ابتدا بررسی می‌کند و اولین شرط برقرار را به‌عنوان نتیجه انتخاب می‌کند.

البته در فرمول‌های بسیار طولانی، استفاده از IFهای تو در تو می‌تواند خوانایی را کاهش دهد و در چنین شرایطی بهتر است از روش‌های دیگری مانند IFS یا جدول مرجع استفاده کنیم.

 

تابع IFS چه تفاوتی با IF دارد؟

 

در نسخه‌های جدید اکسل، تابع IFS برای بررسی چند شرط پشت سر هم طراحی شده است.

مثلاً همان مثال نمره را می‌توان با IFS نوشت:

=IFS(A2>=17,"عالی",A2>=14,"خوب",A2>=10,"قابل قبول",A2<10,"مردود")

بنابراین:

IF برای شرط‌های ساده و بسیاری از سناریوهای معمول مناسب است.

IFS زمانی می‌تواند خوانایی بهتری داشته باشد که چند شرط مختلف داشته باشیم.

 

ترکیب IF با AND

 

گاهی یک شرط به‌تنهایی کافی نیست و باید چند شرط هم‌زمان برقرار باشند.

مثلاً برای دریافت پاداش، فروشنده باید:

• حداقل 100 میلیون فروش داشته باشد.
• حداقل 10 فاکتور ثبت کرده باشد.

فرض کنید مبلغ فروش در B2 و تعداد فاکتورها در C2 باشد:

=IF(AND(B2>=100000000,C2>=10),"مشمول پاداش","مشمول نیست")

تابع AND بررسی می‌کند که هر دو شرط برقرار باشند.

ترکیب IF با OR

 

گاهی کافی است یکی از چند شرط برقرار باشد.

مثلاً اگر مبلغ فروش بیشتر از 100 میلیون یا تعداد فاکتورها بیشتر از 20 باشد، فروشنده مشمول پاداش شود:

=IF(OR(B2>=100000000,C2>=20),"مشمول پاداش","مشمول نیست")

در اینجا اگر حداقل یکی از شرط‌ها برقرار باشد، نتیجه «مشمول پاداش» خواهد بود.

ترکیب IF با COUNTIF

 

IF را می‌توان با سایر توابع اکسل نیز ترکیب کرد.

مثلاً فرض کنید می‌خواهیم بررسی کنیم نام یک مشتری در فهرست مشتریان وجود دارد یا خیر.

اگر نام مشتری در E2 و فهرست مشتریان در A2:A100 باشد:

=IF(COUNTIF(A2:A100,E2)>0,"وجود دارد","وجود ندارد")

در این فرمول COUNTIF تعداد دفعات پیدا شدن نام مشتری را محاسبه می‌کند و IF بر اساس نتیجه آن، پیام مناسب را نمایش می‌دهد.

این ترکیب برای بررسی وجود اطلاعات در فهرست‌ها بسیار مفید است.

 

ترکیب IF با SUMIF

 

گاهی لازم است ابتدا یک مقدار را بر اساس یک شرط محاسبه کنیم و سپس بر اساس نتیجه تصمیم بگیریم.

مثلاً اگر مجموع فروش یک فروشنده بیشتر از 500 میلیون تومان باشد، وضعیت او را «هدف محقق شده» نمایش دهیم:

=IF(SUMIF(A2:A100,E2,B2:B100)>=500000000,"هدف محقق شده","هدف محقق نشده")

این نوع فرمول‌ها در گزارش‌های فروش و داشبوردهای اکسل کاربرد زیادی دارند.

 

IF و مقایسه تاریخ‌ها

 

IF می‌تواند برای بررسی تاریخ نیز استفاده شود.

فرض کنید تاریخ سررسید در A2 قرار دارد و می‌خواهیم مشخص کنیم آیا سررسید گذشته است یا خیر:

=IF(A2<TODAY(),"سررسید گذشته","هنوز فرصت باقی است")

در اینجا تابع TODAY تاریخ روز را برمی‌گرداند و IF تاریخ موجود در A2 را با آن مقایسه می‌کند.

این روش برای پیگیری:

• سررسید فاکتورها
• قراردادها
• پرداخت‌ها
• اقساط
• مهلت انجام کارها

مناسب است.

 

IF برای محاسبه کمیسیون فروش

 

فرض کنید فروشنده در صورت فروش بیشتر از 200 میلیون تومان، 5 درصد کمیسیون دریافت می‌کند.

اگر فروش در B2 باشد:

=IF(B2>=200000000,B2*5%,0)

اگر فروش به حد تعیین‌شده نرسیده باشد، کمیسیون صفر خواهد بود.

می‌توانیم این فرمول را پیچیده‌تر کنیم و برای سطوح مختلف فروش، درصدهای متفاوتی در نظر بگیریم.

مثلاً:

=IF(B2>=500000000,B2*10%,IF(B2>=200000000,B2*5%,0))

در این حالت:

• فروش 500 میلیون و بیشتر → 10 درصد
• فروش بین 200 تا 500 میلیون → 5 درصد
• کمتر از 200 میلیون → صفر

IFERROR چه تفاوتی با IF دارد؟

 

گاهی در اکسل ممکن است فرمولی با خطا مواجه شود؛ مثلاً تقسیم یک عدد بر صفر.

برای مدیریت چنین خطاهایی معمولاً از IFERROR استفاده می‌کنیم.

مثلاً:

=IFERROR(A2/B2,0)

اگر محاسبه درست باشد، نتیجه تقسیم نمایش داده می‌شود و اگر خطایی رخ دهد، صفر نمایش داده می‌شود.

بنابراین:

IF → بررسی یک شرط

IFERROR → مدیریت خطاهای فرمول

این دو تابع کاربرد متفاوتی دارند، هرچند می‌توانند در یک فرمول نیز با هم استفاده شوند.

 

چند مثال کوتاه از تابع IF

بررسی بزرگ‌تر بودن عدد از 100

=IF(A2>100,"بله","خیر")

بررسی خالی بودن سلول

=IF(A2="","خالی","دارای مقدار")

بررسی مثبت یا منفی بودن عدد

=IF(A2>=0,"مثبت یا صفر","منفی")

تعیین وضعیت موجودی

=IF(A2<10,"کمبود موجودی","موجودی مناسب")

محاسبه تخفیف

=IF(A2>=5000000,A2*10%,0)

تعیین وضعیت پرداخت

=IF(A2="پرداخت شد","تسویه","بدهکار")

نکات مهم هنگام استفاده از IF

۱. متن‌ها باید داخل کوتیشن قرار بگیرند

 

مثلاً:

=IF(A2>=10,"قبول","مردود")

عبارت‌های متنی داخل " " قرار گرفته‌اند.

 

۲. برای مقایسه با یک سلول نیازی به کوتیشن نداریم

 

اگر شرط بر اساس مقدار سلول B2 باشد:

=IF(A2>B2,"بیشتر","کمتر یا مساوی")

اما اگر مستقیماً یک متن را مقایسه کنیم:

=IF(A2="علی","موجود است","موجود نیست")

۳. در IFهای تو در تو ترتیب شرط‌ها اهمیت دارد

 

مثلاً در:

=IF(A2>=10,"قبول",IF(A2>=5,"مشروط","مردود"))

اکسل ابتدا شرط A2>=10 را بررسی می‌کند و اگر درست باشد، دیگر شرط دوم را بررسی نمی‌کند.

بنابراین ترتیب شرط‌ها باید با دقت انتخاب شود.

 

جمع‌بندی

 

تابع IF یکی از پایه‌ای‌ترین و در عین حال پرکاربردترین توابع اکسل است. تقریباً در هر فایل حرفه‌ای اکسل ممکن است به نوعی با این تابع روبه‌رو شوید.

با IF می‌توانیم:

• وضعیت قبولی و مردودی را مشخص کنیم.
• موجودی کالا را کنترل کنیم.
• تخفیف و کمیسیون محاسبه کنیم.
• وضعیت پرداخت را مشخص کنیم.
• تاریخ‌های سررسید را بررسی کنیم.
• داده‌ها را دسته‌بندی کنیم.
• بر اساس چند شرط مختلف تصمیم‌گیری کنیم.
• فرمول‌های هوشمندتر برای گزارش‌ها ایجاد کنیم.

سایر مقالات کاربردی اکسل را نیز مطالعه نمایید:

راهنمای کامل انواع توابع در اکسل

راهنمای کامل خطاهای اکسل و نحوه رفع آنها

تابع پرکاربرد و جدید جستجوی Xlookup

تابع پرکاربرد و قدیمی جستجوی Vlookup

SUMIF  جمع شرطی مقادیر بر اساس یک معیار

COUNTIF شمارش سلول‌هایی که یک شرط خاص را دارند

COUNT و COUNTA  شمارش سلول‌های عددی در مقابل شمارش تمام سلول‌های غیرخالی

 

کتاب ها و فیلم آموزشی کاربردی حوزه اکسل:

اگر به دنبال یادگیری عمیق‌تر و کاربردی‌تر اکسل از جمله همه ابزارها، توابع و خطاهای اکسل هستید موارد زیر را به شما پیشنهاد می کنیم:

 

– 📘 کتاب آموزش جامع توابع کاربردی اکسل — اکثر توابع اکسل به‌همراه مثال‌های واقعی

 

– 📘 کتاب آموزش اکسل پیشرفته — برای مباحث پیشرفته اکسل و سناریوهای واقعی

 

– 📘 کتاب آموزش جامع و حرفه‌ای اکسل — مسیر کامل آموزش اکسل از پایه تا پیشرفته

 

– 📘 کتاب آموزش نرم افزار اکسل— مسیر  از پایه تا سطح متوسط مناسب برای شروع

 

و بسته آموزش ویدئویی نرم افزار اکسل از مقدماتی تا متوسط